Met een ingebrekestelling geef je een tegenpartij een laatste kans om een afspraak alsnog binnen een redelijke termijn na te komen. Daarna kun je bijvoorbeeld jullie overeenkomst ontbinden en/of schadevergoeding vragen. Maar het versturen van zo’n ingebrekestelling gaat nog weleens mis. Ja, het komt nogal formeel over als je iemand “in gebreke stelt”, maar wij adviseren toch om die bewoording aan te houden. In dit artikel leggen we je uit waarom.

Samenwerkingsovereenkomst

We illustreren dit belang aan de hand van een rechtszaak over een samenwerkingsovereenkomst die onlangs speelde in Rotterdam. De zaak laat namelijk zien hoe hard, maar ook hoe duidelijk het recht kan zijn. Schrijven dat iemand “in gebreke is“, is iets anders dan iemand “in gebreke stellen“. Omdat in deze zaak een ingebrekestelling ontbrak en daarop ook geen uitzondering daarop is gesteld of gebleken, is een partij niet in verzuim geraakt, zodat geen grondslag bestaat voor schadevergoeding. Een woord verschil, een wereld van verschil. Om dit oordeel én de gevolgen daarvan te begrijpen, leggen we kort uit wat de relevante feiten van deze zaak zijn.

Wat speelde er in deze zaak?

Een Rotterdamse vennootschap had in 2018 haar merk voor duurzame bloemenhoezen inclusief website en voorraad overgedragen aan Floral Trade Group (FTG). In ruil daarvoor ontving zij een koopsom en gedurende drie jaar een procentuele vergoeding over de door FTG gerealiseerde omzet met het merk.

De samenwerking liep al snel vast. Volgens de verkopende partij investeerde FTG niet in het merk, bood zij producten in plastic hoezen aan in plaats van de duurzame variant en ontbrak elke serieuze verkoopondersteuning. Ze stuurde teleurgestelde mailtjes. Haar advocaat schreef in december 2020 een brief waarin hij FTG aanwees als “in gebreke”.

In 2025 volgde een rechtszaak. De eis: een verklaring voor recht dat FTG wanprestatie had gepleegd, plus schadevergoeding nader op te maken bij staat.

De bewuste zin uit de brief van de advocaat (december 2020):
“Uw cliënte is in gebreke. Cliënte heeft mij geïnstrueerd uw cliënte in rechte te betrekken.”

Het klinkt als een ingebrekestelling. Het ís er geen. En dat maakt alle verschil.

Wat is een ingebrekestelling precies?

Een ingebrekestelling is veel meer dan een mededeling dat de andere partij iets fout doet. De wet (artikel 6:82 lid 1 BW) stelt drie harde eisen:

• De aanmaning is schriftelijk
• Je benoemt specifieke verplichtingen die niet zijn nagekomen
• Je stelt een redelijke termijn waarbinnen alsnog nagekomen moet worden

Die termijn is er niet voor niets. De Hoge Raad heeft herhaaldelijk bepaald dat een ingebrekestelling de schuldenaar de kans moet geven om de prestatie alsnog te leveren of een gebrek te herstellen. Pas als hij dát nalaat, treedt verzuim in en pas dan heb je recht op schadevergoeding.

Oordeel rechtbank Rotterdam

“Schrijven dat iemand in gebreke is, is iets anders dan iemand in gebreke stellen. In de e-mail ontbreekt een aanmaning met een redelijke termijn om alsnog gespecificeerde verbintenissen na te komen. Deze e-mail voldoet niet aan de vereisten van een deugdelijke ingebrekestelling.”

Maar wist FTG dan niet dat ze tekortschoot?

Dat is het wrange. FTG wist heel goed dat haar wederpartij ontevreden was. Er waren jaren van klachten, mailtjes, frustratie en advocatenbrieven. Maar al die correspondentie was niet genoeg.

De rechtbank was ook helder over de teleurgestelde e-mails die de bestuurder zelf had verstuurd in 2019: daarin benoemde hij wél zijn frustraties en verbeterpunten, maar legde hij geen concreet verband met specifieke contractuele verplichtingen én stelde hij geen termijn. Ook die mails kwalificeerden dus niet als een geldige ingebrekestelling.

Conclusie van de rechtbank: geen ingebrekestelling → geen verzuim → geen schadevergoedingsplicht. 

De vorderingen werden afgewezen. De eisende partij mocht ook nog eens de proceskosten van de wederpartij betalen.

Wanneer hoef je géén ingebrekestelling te sturen?

Er zijn uitzonderingen. Soms treedt verzuim van rechtswege in, zonder dat je een brief hoeft te sturen. Dat is het geval als:

• Er een fatale termijn is afgesproken die is verstreken (art. 6:83 sub a BW)
• De schuldenaar vooraf al heeft laten weten dat hij niet gaat nakomen
• Het gaat om een onrechtmatige daad of wettelijke schadevergoedingsplicht
• Een ingebrekestelling naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid achterwege mag blijven

In de Rotterdamse zaak deed geen van deze uitzonderingen zich voor. De rechtbank stelde dat ook: er waren geen feiten of omstandigheden die maakten dat de ingebrekestelling achterwege had kunnen blijven. En er was ook niets waardoor het beroep op het ontbreken ervan naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar was.

Hoe schrijf je een goede ingebrekestelling?

Een effectieve ingebrekestelling hoeft geen juridisch meesterwerk te zijn. Ze moet wel de juiste elementen bevatten. Dit zijn de basisvereisten:

• Stuur de brief aangetekend of per e-mail met ontvangstbevestiging
• Benoem concreet welke verplichting(en) niet zijn nagekomen en verwijs bij voorkeur naar het artikel in de overeenkomst
• Stel een redelijke termijn afhankelijk van de situatie
• Geef aan wat er gebeurt bij niet-nakoming binnen die termijn (ontbinding, schadeclaim, incasso)
• Bewaar alle bewijzen van verzending en ontvangst

De les: procedurele regels zijn geen formaliteit

Het is verleidelijk om juridische formaliteiten als bijzaak te zien. Je wil rechtvaardigheid, geen bureaucratie. Maar de ingebrekestelling is er niet voor niets: ze geeft de andere partij de kans om te herstellen. Als je die kans overslaat, volgt in beginsel geen schadevergoeding.

In de zaak van Rechtbank Rotterdam heeft de eisende partij zeven jaar na het sluiten van de overeenkomst en na een volledige rechtbankprocedure haar conclusie moeten trekken: gelijk hebben is niet hetzelfde als gelijk krijgen. En gelijk krijgen begint soms bij een brief met een termijn.

Vragen over ingebrekestellingen?

Neem contact op.