Algemene voorwaarden; iedere ondernemer heeft er weleens van gehoord. De meeste bedrijven gebruiken een set algemene voorwaarden, maar we merken in de praktijk dat die niet altijd goed zijn opgesteld. In dit artikel geven we je een aantal next level tips en inzichten. Een aantal introductieartikelen over algemene voorwaarden lees je op de website van De Dance-advocaat.

Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?

Partijen proberen algemene voorwaarden in hun contract te krijgen. Dat proces bestaat kort gezegd uit twee fasen:

1. De voorwaarden zijn via een systeem van ‘snelle verbondenheid‘ al snel onderdeel van een overeenkomst tussen partijen. Meestal gebeurt dit praktisch gezien door de algemene voorwaarden met de offerte mee te sturen. Als de wederpartij dan akkoord geeft op de offerte en niet specifiek de algemene voorwaarden weigert, dan zijn de algemene voorwaarden op de offerte en daarmee op de samenwerking van toepassing.
2. Daarna wordt gekeken of de algemene voorwaarden onderdeel van de overeenkomst blijven. Als er sprake is van vernietiging van de algemene voorwaarden, dan kan de werking komen te vervallen. Hiervan is kort gezegd sprake in twee gevallen: a) het niet voldoen aan de informatieplicht en b) de inhoud van de algemene voorwaarden is onredelijk bezwarend.

a) Informatieplicht

Als niet aan de zogenaamde informatieplicht voor algemene voorwaarden is voldaan, dan kun je de hele set algemene voorwaarden vernietigen. Let op; dit is dus een actieve handeling.

Hoe moet het dan wel?

• Het maakt hierbij uit wat voor soort onderneming je hebt, wat je precies doet en hoe de overeenkomsten tot stand komen.
• In de kern komt het erop neer dat je de algemene voorwaarden ‘ter hand moet stellen‘. Dit kan digitaal of fysiek. Het moet voor of bij het sluiten van de overeenkomst gebeuren.
• Alleen als het echt niet anders kan, dan kun je verwijzen naar de deponering van de voorwaarden bij bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, dat ze op je kantoor liggen en dat je gratis een exemplaar toestuurt. Hiervan is bijvoorbeeld sprake in het openbaar vervoer. Als je algemene voorwaarden zo dik zijn als de Gouden Gids, dan mag je het laten bij een verwijzing naar waar ze in te zien zijn. Dit is een uitzondering en we besteden er daarom hier verder geen aandacht aan.
• Als de overeenkomst digitaal tot stand komt, wat vaak het geval zal zijn, dan moet je de algemene voorwaarden ter hand stellen op een manier waarop de wederpartij ze kan opslaan en ze later kan reproduceren. De achterliggende gedachte is dat partijen als er een geschil ontstaat, allebei dezelfde set algemene voorwaarden voor zich hebben. Het makkelijkste is om dit via een pdf te doen. Alleen een verwijzing op de website is niet genoeg. Want websites kunnen wijzigen en dan moet je gaan bewijzen welke voorwaarden wanneer op de website stonden. De voorwaarden moeten eenvoudig toegankelijk zijn.
• Stel dat de overeenkomst niet digitaal (dus bijvoorbeeld in een fysieke winkel) tot stand komt, maar je de voorwaarden digitaal van toepassing wil verklaren, dan heb je wel nog de expliciete instemming van de wederpartij nodig.

Algemene voorwaarden voor online dienstverleners

Als je online diensten levert en overeenkomsten dus met name digitaal tot stand komen, moet je bepaalde informatie bekend maken voor of bij het sluiten van een overeenkomst:

• Met welke onderneming heeft de klant van doen?
• Wat is het bedrijfsadres en de overige contactgegevens?
• Waar moet worden betaald?
• Waar kunnen klachten worden gemeld?
• Is jouw bedrijf aangesloten bij een beroepsorganisatie?
• Waar staan de algemene voorwaarden?

Wanneer ben je een dienstverlener?

Dit is natuurlijk van belang als je een dienstverlener bent en er geen uitzonderingen op jouw bedrijfstake van toepassing zijn. Wil je zelf de deep dive wil maken? Dan kun je hier het Europese Handboek voor de implementatie van de dienstenrichtlijn lezen. Geen zin om te lezen en wil je hier toch meer over weten? Neem dan contact op voor advies.

b) Onredelijk bezwarende bedingen

Als er in de algemene voorwaarden zogenaamd onredelijk bezwarende bedingen staan, dan kun je die betreffende bedingen (artikelen) vernietigen. Ook hiervoor moet je dus in actie komen. Let op; de rest van de voorwaarden blijft dan wel geldig.

Onredelijke artikelen zitten vaak in algemene voorwaarden van cliënten die ergens een keer de wens hebben gehad om ‘alles volledig dicht te timmeren‘. Zij zijn daarmee dan vaak zelf aan de slag gegaan. Soms hebben ze zich laten bijstaan door iemand die er niet zoveel vanaf weet. Ook knippen en plakken uit andere voorwaarden, en dan met name uit Amerika en Engeland, zorgt vaak voor dit soort ‘ambitieuze’ bepalingen. Met dus als gevolg: onredelijk bezwarend en vernietigbaar. Alles moeite voor niets dus en een extra risico erbij. Wil je dat?

Battle of forms: bijvoorbeeld inkoopvoorwaarden versus verkoopvoorwaarden

We hebben het in dit kader nog niet voor de zogenaamde ‘battle of forms‘, waarbij twee partijen allebei hun algemene voorwaarden op de samenwerking van toepassing verklaren. Wellicht dat we daar nog een andere keer een blog over schrijven. Heb je daar nu al een vraag over? Neem dan contact op voor advies.

Uitzonderingen op vernietigingsrecht van algemene voorwaarden

Er zijn een aantal uitzonderingen op de mogelijkheid om algemene voorwaarden te vernietigen:

• Hiervan is sprake als je bijvoorbeeld te maken hebt met een grote wederpartij met bijvoorbeeld een geconsolideerde- en volledig gepubliceerde jaarrekening of meer dan 50 werknemers.
• De vlieger gaat ook niet op door twee partijen dezelfde set algemene voorwaarden of artikelen gebruiken. Dit komt soms voor bij branchevoorwaarden.
• Voor grote buitenlandse professionele wederpartijen geldt dat zij geen beroep kunnen doen op de Nederlandse algemene voorwaardenregeling. Over dit laatste punt bestaat wel discussie in de juridische wereld, omdat buitenlandse partijen worden gediscrimineerd ten opzichte van Nederlandse partijen. De rechter zal hier uitspraak over doen.
• Ook als de partij al bekend was met de voorwaarden, of dit had kunnen zijn, kan leiden tot het verval van vernietigingsrechten.
• Soms kan er ook een beroep worden gedaan op de redelijkheid en billijkheid. Hierbij kan het ook een rol spelen welke opleidingen bijvoorbeeld de directeur of bestuurders van een bedrijf hebben gedaan en of zij op grond daarvan bekend kunnen worden geacht met bepaalde voorwaarden.

Wil je eens kijken hoe de rechter naar dit soort zaken kijkt? Lees dan deze zaak op Rechtspraak.nl.

Tips over algemene voorwaarden

Check alvast even of het volgende goed gaat:

1. Zet bij het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden ook waar de voorwaarden te vinden zijn. Bijvoorbeeld op een website. Noem dan ook het webadres en dus niet alleen ‘website’.
2. Kijk goed naar de wederpartij met wie je zaken doet. Is dit een consument, onderneming, groot of klein en Nederlands, Europees of daarbuiten?
3. Bij een keuze voor een bevoegde rechter, kun je het beste de algemene voorwaarden toezenden en vermelden dat er een zogenaamde forumkeuze in je voorwaarden staat. Een hyperlink in je offerte volstaat, maar dan wel met een hyperlink naar de website waarop de voorwaarden staan. Dit moet gebeuren voor ondertekening van de overeenkomst. Er moet dus kennisgeving zijn waar ze kunnen worden ingezien, afgedrukt of worden gedownload.
4. Let heel erg op met aanvinkvakjes. Je moet kunnen bewijzen dat dit is aangeklikt én dat het dan om een bepaalde set voorwaarden gaat. Dat laatste is nog best moeilijk. Jouw webbouwer zal dit in de backend van je website moeten opzoeken. Ervaring leert dat dit niet altijd mogelijk is. Ook bij Google Forms is dit haast onmogelijk.

Advies en hulp bij algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn handig om te hebben, zo simpel is het. Het is alleen wel van groot belang dat ze a) van toepassing zijn op jouw bedrijfsvoering, b) geen onredelijke bedingen bevatten en c) op de juiste manier van toepassing zijn verklaard. Wil je jouw workflow eens goed tegen het licht houden en jouw onderneming optimaal beschermen? Neem contact op met ons team van ervaren contractspecialisten.