Om de kosten te drukken, delen partijen steeds vaker de opzet van een festivalproductie. Een andere reden voor zo’n samenwerking is het delen van input en expertise. Muziekadvocaat Sander Petit adviseert regelmatig over dit soort ‘production shares’ en geeft in dit artikel een aantal belangrijke pointers.

Bij gedeelde festivalproducties organiseert één partij het festival van A tot Z. Denk aan terreinhuur, vergunningen, podiumbouw, techniek en veiligheid. Een tweede partij sluit later aan en maakt gebruik van deze faciliteiten, zonder zelf het zware voorwerk te doen. Dit ‘plug and play’-model zie je bijvoorbeeld bij back-to-back festivals op één locatie, of als een bedrijf een eigen event wil organiseren op de dag na een bestaand festival.

Waarom kiezen voor gedeelde productie?

• Kostenbesparing: Door kosten te delen, wordt het voor beide partijen goedkoper.
• Efficiëntie: Het terrein is al opgebouwd, vergunningen zijn geregeld, en de infrastructuur ligt er.
• Duurzaamheid: Minder transport en opbouw betekent minder belasting voor het milieu.

Waar moet je als organiserende partij op letten?

1. Kostenverdeling en afspraken

Maak duidelijke afspraken over wie welke kosten draagt. Denk aan terreinhuur, techniek, beveiliging, schoonmaak en vergunningen. Leg dit vast in een samenwerkingsovereenkomst. Let op verborgen kosten, zoals extra schoonmaak of schade aan het terrein door de tweede partij1.

2. Vergunningen en aansprakelijkheid

De vergunningen lopen vaak op naam van de eerste organisator. Dit betekent dat jij eindverantwoordelijk bent voor alles wat er op het terrein gebeurt, ook als de tweede partij aan zet is. Zorg daarom dat je afspraken maakt over aansprakelijkheid en verzekering. Een praktijkvoorbeeld: bij het Amsterdam Open Air festival was de vergunninghouder eindverantwoordelijk voor alle nevenactiviteiten, ook die door derden werden georganiseerd.

3. Terrein en omgevingsplan

Niet elk terrein mag zomaar voor meerdere festivals achter elkaar gebruikt worden. Check het omgevingsplan en de gemeentelijke regels. Soms is een aparte omgevingsvergunning nodig als het gebruik van het terrein afwijkt van het bestemmingsplan. De Raad van State oordeelde in 2023 dat het college van B&W terecht extra voorwaarden mocht stellen aan een festivalvergunning vanwege natuurwaarden en omwonenden.

4. Muziekrechten en geluid

Als de tweede partij eigen artiesten boekt, moeten muziekrechten geregeld worden. Wie betaalt BumaStemra en Sena? En wie is verantwoordelijk voor geluidsnormen? Gemeenten kunnen strenge eisen stellen aan geluidsplannen, zeker bij meerdere festivals op één locatie. De Kamer van Koophandel heeft een aparte pagina gemaakt over het organiseren van festivals. Voor de ervaren organisator is dit misschien overbodig, maar aan de andere kant wellicht handig om alles even geordend op een rijtje te hebben staan. Voor de startende organisator kan dit juist de springplank zijn voor een doorbraak. Een solide basis zorgt voor een goed fundament.

Rechtspraak en risico’s

Handhaving muziekrechten en toestemming nodig vanuit Buma

Onlangs speelde er een rechtszaak over de handhaving van muziekrechten tussen Buma en een promotor. Uit het vonnis van de rechter blijkt dat de promotor voortaan vooraf toestemming van Buma nodig heeft voor het organiseren van evenementen én nog flink moet afdragen. Wat heeft dat met een gedeelde festivalproductie te maken? Dat zijn namelijk best wat risico’s voor de organiserende partij. Met dit soort aspecten moet je dus rekening houden in je afspraken. Dit kun je doen door gebruik te maken van garanties en vrijwaringen en bijvoorbeeld overeen te komen dat het niet verkrijgen van toestemmingen en licenties niet als overmacht heeft te gelden.

Verantwoordelijkheid vergunninghouder

De Raad van State bevestigde daarnaast in 2023 dat de vergunninghouder verantwoordelijk blijft voor de naleving van alle vergunningsvoorwaarden, ook als derden het terrein gebruiken. Dit betekent dat als de tweede partij overlast veroorzaakt of zich niet aan de regels houdt, de eerste partij het risico loopt op boetes of intrekking van de vergunning.

Praktische tips voor de eerst organiserende partij

• Doe een background check: kredietwaardigheid, KvK, eventuele rechtszaken, etc.
• Maak een gedetailleerde samenwerkingsovereenkomst.
• Leg vast wie verantwoordelijk is voor vergunningen, kosten, schade en verzekeringen.
• Check het omgevingsplan en overleg met de gemeente over gedeeld gebruik.
• Regel wie verantwoordelijk is voor muziekrechten en geluidsnormen.
• Schrijf de uitgangspunten van de samenwerking duidelijk op.
• Zorg voor een goede overdracht en duidelijke communicatie met de tweede partij.
• Zorg ervoor dat de deelnemende partij het grootste deel vooraf betaalt.
• Vraag eventueel om een zekerheidstelling of bankgarantie voor de rest van de betalingen.

Conclusie: gedeelde festivalproducties bieden kansen, maar ook risico’s

Wil je als eerste organisator terrein, kosten en vergunningen delen? Zorg dan voor duidelijke afspraken en wees je bewust van je eindverantwoordelijkheid. Zo voorkom je verrassingen en zorg je dat gedeelde festivalproducties een succes worden – voor alle partijen.

Wat ‘duidelijke afspraken’ zijn? Dat zijn afspraken die antwoord geven op de vragen: wie, wat, waar, wanneer, hoe en hoeveel. Wil je jouw legal skills echt een upgrade geven? Probeer dan twee stappen vooruit te denken en te voorzien in de situatie waarin afspraken niet worden nagekomen. Zo houd je controle over je contracten en kom je niet voor verrassingen te staan.

Gedeelde festivalproducties zijn dus een slimme manier om samen te werken, maar alleen als je juridisch en praktisch alles goed regelt. Zo houd je de regie en voorkom je dat plug and play voor de ander betekent: plug and pay voor jou.

Heb je vragen over een gedeelde festivalproductie?

Het delen van een festivalproductie kan grote voordelen opleveren, mits je afspraken duidelijk op papier zijn gezet. Wil je jouw samenwerking analyseren of heb je hulp nodig bij het vastleggen van je afspraken in een samenwerkingsovereenkomst? Ons ervaren team van entertainmentadvocaten staat voor je klaar. Wij zijn niet alleen advocaten, maar komen zelf in de creatieve sector en hebben zelf op podia gestaan en evenementen georganiseerd. Dat praat net even wat anders. Neem gerust contact op via het contactformulier of de pagina met contactinformatie.